Ряд организаций обязаны вести книгу замечаний и предложений, иногда несколько (далее — Книга, книги). К ним в том числе относятся организации, реализующие товары и осуществляющие общественное питание. При ведении и хранении Книги необходимо соблюдать ряд требований законодательства. Рассмотрим данные требования подробнее.
-
Количество книг в организации и ответственность за отсутствие Книги
Организации (ИП), осуществляющие розничную торговлю и (или) общественное питание, должны вести Книгу (п. 12 Положения о книге, п. 1 и 2 Перечня N 285, ч. 1 и 2 п. 1 ст. 24 Закона об обращениях граждан и юрлиц):
1) непосредственно в организации (ИП), а также в ее обособленном(-ых) подразделении(-ях), которое(-ые) расположено(-ы) вне места нахождения данной организации. То есть если организация, расположенная в Минске, имеет филиал, например, в Дзержинске, то у нее должно быть две Книги: одна — в филиале, вторая — по месту нахождения организации;
Примечание
К обособленным подразделениям относятся филиалы, представительства (п. 1 и 2 ст. 51 ГК).
2) в торговых объектах, за исключением передвижных средств разносной торговли. Следовательно, отдельная Книга не требуется при осуществлении торговли с использованием (подп. 1.11 п. 1 ст. 1 Закона о торговле):
— палатки: это временная сборно-разборная конструкция, которая может иметь вход для покупателей (абз. 12 п. 3 Классификации торговых объектов по видам);
— тележки: это оснащенное колесным механизмом торговое оборудование, используемое для передвижения и продажи товаров, в том числе напитков в розлив (абз. 13 п. 3 Классификации торговых объектов по видам);
— лотка: это прилавок или иное оборудование (в том числе холодильное) для продажи товаров, которое может быть защищено от климатических воздействий (абз. 8 п. 3 Классификации торговых объектов по видам);
— корзины: это корзинка, короб, иное подобное изделие, используемые для переноски и продажи товаров (абз. 7 п. 3 Классификации торговых объектов по видам);
— торгового автомата: это специальное оборудование для продажи товаров, позволяющее проводить расчеты за приобретаемые товары с использованием наличных денежных средств и (или) в безналичном порядке (абз. 14 п. 3 Классификации торговых объектов по видам);
— иного приспособления. Перечень того, что относится к передвижным средствам разносной торговли, открытый. Чтобы понять, что это могут быть иные приспособления, следует проанализировать виды торговых объектов и их определения. Ведь в определениях торговых объектов указано, относятся ли они к передвижным средствам разносной торговли. Так, передвижным средством разносной торговли является емкость для хранения и продажи товаров. Под ней понимается торговое оборудование в виде сосуда или резервуара (аквариум, бочка, бочонок кег, иные емкости), предназначенное для продажи напитков в розлив, живой рыбы, сыпучих материалов (абз. 5 п. 3 Классификации торговых объектов по видам).
При осуществлении торговли через любой иной торговый объект (павильон, магазин (гастроном, гипермаркет, дискаунтер, супермаркет, универсам и др.), автозаправочную станцию, автомагазин и т.д.) на каждый из них надо получить отдельную Книгу;
3) в торговых местах: это оборудованное на рынке место, предоставленное администрацией рынка для продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) (подп. 1.33 п. 1 ст. 1 Закона о торговле);
Примечание
Из прямого прочтения ч. 1 и 2 п. 1 ст. 24 Закона об обращениях граждан и юрлиц, а также анализа п. 1 Перечня N 285, в сфере торговли Книга должна вестись в организации, осуществляющей торговлю, а также в каждом ее торговом объекте (за исключением передвижных средств разносной торговли) или торговом месте. Следовательно, по нашему мнению, если организация осуществляет только оптовую торговлю (у нее есть только склады и отсутствуют торговые объекты и торговые места), то Книгу вести она не обязана.
4) в объектах общественного питания. Исключение — летние, сезонные кафе. Под ними понимаются: кафе, возводимое преимущественно на базе сборно-разборных конструкций с установленной мебелью для быстрого обслуживания покупателей, функционирующее в течение определенного периода времени, в котором осуществляется реализация с организацией потребления на месте узкого ассортимента продукции несложного изготовления и товаров (подп. 1.6.1 п. 1 Классификации объектов общественного питания по типам).
Все остальные объекты общественного питания должны иметь отдельную дополнительную Книгу на каждый объект (бар, буфет, закусочную, кафе, кафетерий, кофейню, ресторан и т.д.) (п. 1 Классификации объектов общественного питания по типам).
Примечание
Книга ведется в организациях, у ИП, реализующих товары, выполняющих работы, оказывающих услуги в сферах, согласно Перечню N 285. Если организация реализует товары, выполняет работы, оказывает услуги, которые не попали в перечень указанных сфер, — обязанность по ведению книги замечаний и предложений у такой организации не возникает (ч. 1 п. 1 ст. 24 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
Из вышесказанного можно сделать вывод, что ряд организаций, осуществляющих торговлю и (или) общественное питание, должны иметь не одну, а несколько книг. Конкретное их количество организации (ИП) определяют самостоятельно исходя из указанных норм законодательства (п. 8 Положения о книге).
Рассмотрим на примерах, в каких случаях сколько книг требуется получить организации.
В качестве примера
Торговая организация осуществляет розничную торговлю через магазин. У нее есть склад и офис (там расположена администрация: органы управления, бухгалтерия и т.д.).
Книг в организации должно быть две:
1) в офисе (по месту нахождения организации) (абз. 2 ч. 1 п. 12 Положения о книге, ч. 1 п. 1 ст. 24 Закона об обращениях граждан и юрлиц);
2) в магазине (абз. 4 ч. 1 п. 12 Положения о книге, абз. 2 п. 1 Перечня N 285, подп. 1.35 и 1.9 п. 1 ст. 1 Закона о торговле, ч. 2 п. 1 ст. 24 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
Наличие Книги на складе не требуется, так как данный объект не подпадает ни под один пункт Перечня N 285, а также не является обособленным структурным подразделением.
В качестве примера
Организация открывает интернет-магазин. Книга у нее есть, хранится по месту расположения органов управления организации.
Получать еще одну Книгу не надо. Торговля через интернет-магазин относится к дистанционной торговле, которая осуществляется без использования торговых объектов. Соответственно, интернет-магазин не относится к местам, в которых согласно Перечню N 285 необходимо наличие отдельной Книги. Однако продавец обязан довести до сведения покупателей информацию о месте нахождения Книги (абз. 2 ч. 3 п. 7 Правил N 703). Данную информацию он, например, может разместить на сайте.
В качестве примера
Организация решила открыть летнее кафе. Именно для такого объекта общественного питания предусмотрено исключение из общего правила, получать отдельную Книгу не требуется (подп. 1.6.1 п. 1 Классификации объектов общественного питания по типам, п. 2 Перечня N 285).
В качестве примера
У организации есть столовая. Она размещается в одном здании с офисным помещением организации (расположены органы управления).
Книг должно быть две:
1) по месту нахождения организации — в офисе (абз. 2 ч. 1 п. 12 Положения о книге, ч. 1 п. 1 ст. 24 Закона об обращениях граждан и юрлиц);
2) в объекте общественного питания — в столовой (п. 2 Перечня N 285).
Количество книг, которые должна иметь организация, не зависит от того, где находится объект общественного питания (вне места нахождения организации или в одном с ним здании). Это правило касается и торговых объектов. При размещении в одном здании, например, магазина и офиса организации книг также должно быть две.
В качестве примера
Организация имеет офисное помещение (расположены органы управления), магазин и СТО.
В этом случае книг должно быть три: по месту нахождения организации, магазина и СТО (абз. 2 и 4 ч. 1 п. 12 Положения о книге, абз. 2 п. 8 Перечня N 285).
Отсутствие Книги влечет административную ответственность в виде штрафа до 4 БВ. На 09.06.2023 размер базовой величины составляет 37 бел. руб. (п. 1 постановления N 967, ч. 2 ст. 10.10 КоАП). Размер минимального штрафа, который может получить виновный работник, не установлен. Это значит, что для физлица он не может быть менее 0,1 БВ (п. 1 ч. 2 ст. 6.4, п. 2 ч. 1, ч. 2 ст. 4.6 КоАП). Штраф накладывается на виновного работника. На практике обычно таким лицом является руководитель организации.
Примечание
В санкции, устанавливающей ответственность за отсутствие Книги, ИП не указан, следовательно, он несет ответственность в соответствии с санкцией, предусмотренной для физлица (п. 2 ч. 1 ст. 4.6, ч. 2 ст. 10.10 КоАП).
Протоколы о правонарушениях, предусмотренных ч. 2 ст. 10.10 КоАП, вправе составлять должностные лица (абз. 2 п. 2 ч. 1 и п. 3 ч. 1 ст. 3.30 ПИКоАП):
— сельских, поселковых, районных, городских и областных исполкомов, администраций районов в городах;
— органов КГК.
Дела об указанном правонарушении рассмотрит (ст. 3.4, ч. 1 ст. 3.7 ПИКоАП):
— административная комиссия районного (городского) исполнительного комитета или администрации района в городе;
— органы КГК.
-
Порядок получения Книги
Книгу выдает на платной основе РУП «Издательство «Белбланкавыд». На 09.06.2023 ее стоимость составляет 5,50 руб. (п. 3 Положения о книге, п. 1 постановления N 37).
Примечание
С перечнем мест, где можно приобрести Книгу, можно ознакомиться на сайте РУП «Издательство «Белбланкавыд» (https://belblank.by/roznichnaya-torgovlya/).
Для получения Книги надо представить (п. 7 Положения о книге):
1) оригинал и копию платежного документа, подтверждающего оплату. Данный документ не надо представлять в случае внесения платы посредством АИС ЕРИП. Факт внесения платы подтверждает наличие в данной системе информации об оплате;
Примечание
С реквизитами для оплаты Книги можно ознакомиться на сайте РУП «Издательство «Белбланкавыд» по ссылке https://belblank.by/realizaciya-knig-zamechanij-i-predlozhenij/.
2) оригинал и копию документа, удостоверяющего служебное положение руководителя (например, приказ о назначении на должность), и оригинал документа, удостоверяющего его личность, — если руководитель будет получать Книгу (книги) сам;
3) доверенность на получение Книги (книг) и оригинал документа, удостоверяющего личность, — если Книгу (книги) получает не руководитель, а иной представитель организации либо представитель ИП;
4) оригинал и копию документа, удостоверяющего личность, — если Книгу (книги) получает ИП;
5) сведения об адресе места нахождения Книги (книг). С примерной формой документа с данными сведениями можно ознакомиться на сайте РУП «Издательство «Белбланкавыд» по ссылке https://belblank.by/realizaciya-knig-zamechanij-i-predlozhenij/.
Срок приобретения Книги (книг) не установлен. Однако она должна быть предъявлена по первому требованию заявителя. За невыполнение этого требования предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере до 4 БВ. Соответственно, ее следует получить, например, до начала работы магазина (п. 2 Положения о книге, п. 2 ст. 24 Закона об обращениях граждан и юрлиц, ч. 2 ст. 10.10 КоАП).
После получения Книги регистрировать ее в налоговых органах не требуется. Также не надо ее прошивать и скреплять печатью (при наличии).
-
Изменение местонахождения Книги
Местонахождение Книги должно соответствовать адресу ее места нахождения, содержащемуся в электронном банке данных (далее — ЭБД) (ч. 2 п. 12 Положения о книге).
Справочно
Проверить информацию, содержащуюся в ЭБД, можно на сайте http://blank.bisc.by/. Для этого необходимо выбрать раздел «Бланки документов, печатная продукция», «код 501381 Книга замечаний и предложений» — и ввести серию и номер Книги.
При изменении адреса места нахождения Книги необходимо внести соответствующие изменения в ЭБД. Для этого организации следует обратиться в налоговый орган по месту постановки на учет (ИП — налоговый орган независимо от места постановки на учет) не позднее рабочего дня, следующего за днем изменения.
Изменения вносятся бесплатно в течение 3 рабочих дней на основании заявления в рамках административной процедуры по подп. 2.4.1 п. 2.4 Единого перечня N 548 (ч. 3 п. 12 Положения о книге, ч. 1 подп. 2.1 п. 2 Регламента 2.4.1).
Формы данного заявления, установленной законодательством, нет. Однако закреплено требование, что оно должно содержать сведения, предусмотренные ч. 1 п. 5 ст. 14 Закона об основах административных процедур. Отметим, что так как админпроцедура проводится бесплатно, то сведения об оплате представлять не надо (см. схему).
———————————
<1> Ч. 1 подп. 2.1 п. 2 Регламента 2.4.1, ч. 1 п. 5 ст. 14 Закона об основах административных процедур.
Образец формулировки заявления об изменении адреса места нахождения Книги
На бланке для письма
| Общество с ограниченной ответственностью «Весна»
ЗАЯВЛЕНИЕ
__.__.2023 N 34 |
В инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь по Московскому району г. Минска |
В соответствии с подп. 2.4.1 п. 2.4 Перечня административных процедур, осуществляемых в отношении субъектов хозяйствования, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.09.2021 N 548 «Об административных процедурах, осуществляемых в отношении субъектов хозяйствования», прошу внести в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции сведения об изменении адреса места нахождения книги замечаний и предложений ООО «ПроВест» (УНП 987654321, г. Минск, ул. Газеты Звязда, 16).
С ДД.ММ.ГГГГ адрес места нахождения книги замечаний и предложений — серия ХХ номер 12345: г. Минск, ул. Солнечная, 145.
| Директор общества | Подпись | И.И.Иванов |
|
|
———————————
<2> Ч. 1 подп. 2.1 п. 2 Регламента 2.4.1
О проведении административной процедуры налоговая уведомляет организацию (ИП) (ч. 2 п. 1 ст. 27 Закона об основах административных процедур).
-
Назначение ответственного(-ых)
Ответственным за ведение и хранение Книги является руководитель организации или уполномоченное им лицо (ч. 1 п. 14, п. 18 Положения о книге).
На практике обычно ответственным(-ыми) является лицо(-а), назначенное приказом руководителя организации. Помимо назначения ответственного(-ых) в таком приказе целесообразно назначить сотрудника(-ов), заменяющего(-их) ответственное(-ых) лицо (лиц) во время его (их) отсутствия (болезнь, отпуск и т.д.). Кроме того, в приказе целесообразно, в частности:
— закрепить место хранения Книги;
— прописать время, в течение которого выдается Книга (оно должно совпадать с режимом работы торгового объекта);
— указать сотрудника, ответственного за соблюдение порядка ведения Книги;
— закрепить обязанность продавцов доводить до сведения покупателей информацию о месте нахождения Книги.
Ежегодно переиздавать данный приказ не требуется. Это необходимо делать только при смене ответственного(-ых) лица (лиц).
Сведения о лице, ответственном за ведение Книги, надо внести в соответствующий раздел Книги. Это делает руководитель организации или сам ответственный (подробнее об этом см. раздел 5 «Заполнение Книги после ее приобретения»).
- Заполнение Книги после ее приобретения
Приобретя Книгу в РУП «Издательство «Белбланкавыд», руководитель организаций (ответственное лицо) заполняет (п. 3, ч. 1 п. 14 Положения о книге):
1) титульный лист. В него вносится следующая информация:
— наименование организации. Какое именно должно быть указано наименование — полное или сокращенное — не уточнено. В связи с этим полагаем, что внести в Книгу можно и то и другое. Главное, чтобы оно соответствовало содержащемуся в Уставе;
Примечание
ИП указывают свою фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется). По нашему мнению, так как не указано, что это инициалы, Ф.И.О. ИП надо писать полностью. Например, «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович».
— место нахождения организации, ее обособленного подразделения. Иными словами, надо указать юридический адрес. Напомним, что отдельные Книги ведутся в обособленных подразделениях, расположенных вне места нахождения организации (представительствах, филиалах) (абз. 3 ч. 1 п. 12 Положения о книге);
Примечание
ИП указывают:
— дату и номер свидетельства о госрегистрации;
— наименование органа, осуществившего его госрегистрацию.
Например, «Свидетельство о госрегистрации 111222333 от 20.03.2014, выдано Мингорисполкомом».
— наименование и (или) номер обособленного подразделения (при наличии) (например, филиал N 1 ООО «Весна», г. Гомель) либо место реализации товара, выполнения работ, оказания услуг (например, кафе «Лето», г. Минск, ул. Солнечная, 175). Напомним, что отдельные Книги должны быть в местах, определенных Перечнем N 285;
— регистрационный номер Книги. В момент ее получения он уже внесен в Книгу;
— дата выдачи. Указывается согласно накладной о получении Книги;
Пример заполнения титульного листа Книги
| Книга
замечаний и предложений
Общество с ограниченной ответственностью «ПроВест» |
|
| (наименование организации, фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) индивидуального предпринимателя)
г. Минск, ул.Притыцкого, 82, каб. 32 |
|
| (место нахождения организации, ее обособленного подразделения, дата и номер свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя и наименование органа, осуществившего его государственную регистрацию)
Магазин «Маяк», г. Минск, пр. Дзержинского, 11 |
|
| (наименование и (или) номер обособленного подразделения (при наличии), место реализации товара, выполнения работ, оказания услуг) | |
| Регистрационный номер книги замечаний и предложений | АП 0001234 |
| Дата выдачи | 30.08.2023 |
2) реквизиты «Наименование должности, фамилия, инициалы лица, ответственного за ведение книги замечаний и предложений» и «Дата назначения» (с. 191 и 192 Книги).
Как уже говорилось, ответственный(-ые) за ведение Книги обычно назначается(-ются) приказом руководителя организации. При этом на практике в реквизите «Дата назначения», кроме самой даты назначения, могут также указать реквизиты данного приказа (дату и номер).
Пример заполнения
| Наименование должности, фамилия, инициалы лица, ответственного за ведение книги замечаний и предложений | Дата назначения |
| 1 | 2 |
| Юрисконсульт 1-й категории Иванова И.И. | 26.08.2023
(приказ от 26.08.2023 N 05) |
Отметим, что законодательством не установлено требований к цвету чернил ручки, а также к тому, какой именно она должна быть (шариковая, капиллярная, гелевая и т.д.).
-
Отказ в предъявлении Книги
Обязанность предъявлять Книгу по первому требованию гражданина носит императивный характер. Каких-либо исключений не предусмотрено. Кроме того, в случае поступления такой просьбы от гражданина запрещается требовать (п. 2 Положения о книге):
1) предъявить документ, удостоверяющий личность (паспорт, вид на жительство и т.д.). Полагаем, требовать предъявить иной документ, например водительское удостоверение, пенсионное удостоверение, студенческий билет, также будет незаконным. Ведь гражданин обязан внести в Книгу следующие данные (п. 13 Положения о книге):
— дату;
— фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется);
— адрес места жительства (места пребывания);
— контактный телефон;
— содержание замечания и (или) предложения.
При этом требование указывать свой статус (пенсионер, студент и т.д.) или как-то подтверждать внесенные данные отсутствует;
2) объяснения причин, вызвавших необходимость внесения замечания и (или) предложения.
Отказать в предъявлении Книги нельзя (как уже говорилось, нет исключений), в том числе в случаях, если ее попросил:
— зашедший с улицы гражданин. Обязанность предъявить ему Книгу не зависит от того, приобретал он товар или нет, пользовался или нет он услугами объекта общественного питания и т.д.;
— несовершеннолетний. Норма о том, что вносить замечания и предложения вправе только совершеннолетние граждане, отсутствует;
— гражданин в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения. В то же время в такой ситуации при наличии оснований (гражданин ведет себя агрессивно или его состояние можно расценить как оскорбляющее человеческое достоинство и общественную нравственность) можно вызвать представителей правоохранительных органов (сотрудников МВД). Ведь это является административным правонарушением. Так, за появление в общественном месте (торговый объект к таким относится) в состоянии алкогольного опьянения, оскорбляющем человеческое достоинство и общественную нравственность, предусмотрена административная ответственность в виде штрафа до 8 БВ, а в состоянии наркотического опьянения — от 5 до 10 БВ (ч. 1 и 3 ст. 19.3 КоАП);
— представитель юрлица или ИП. Юрлица и ИП не должны вносить замечания и предложения в Книгу. Такой порядок обращений предусмотрен только для граждан. Если такая ситуация все же произойдет, то такое обращение впоследствии можно оставить без рассмотрения по существу (абз. 3 п. 1 ст. 15, абз. 4 ч. 1 п. 1 ст. 3 и абз. 2 ч. 2 п. 1 ст. 3 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
В дополнение отметим, что на практике вполне возможна ситуация, когда книгу могут потребовать у организации, которая не обязана ее вести, например у редакции газет и журналов (ч. 1 п. 1 ст. 24 Закона об обращениях граждан и юрлиц, Перечень N 285). В таком случае ее непредъявление не будет нарушением требований законодательства.
-
Ответственность за непредъявление Книги
За непредъявление Книги по первому требованию гражданина предусмотрена административная ответственность в виде штрафа до 4 БВ. На 09.06.2023 размер базовой величины составляет 37 бел. руб. То есть штраф может составить 148 руб. Размер минимального штрафа, который может получить виновный работник, не установлен. Это значит, что он не может быть менее 0,1 БВ (ч. 2 ст. 10.10, п. 1 ч. 2 ст. 6.4, п. 2 ч. 1 и ч. 2 ст. 4.6 КоАП, п. 1 постановления N 967).
Штраф накладывается на виновного работника. Это лицо, ответственное за хранение и предъявление Книги (руководитель организации или уполномоченное им лицо, ИП) (п. 18 Положения о книге). Как уже говорилось, на практике обычно таким лицом выступает назначенный приказом работник (работники) организации.
Примечание
В санкции, устанавливающей ответственность за непредъявление Книги, ИП не указан, следовательно, он несет ответственность в соответствии с санкцией, предусмотренной для физлица (п. 2 ч. 1 ст. 4.6, ч. 2 ст. 10.10 КоАП).
Протоколы о правонарушении за непредъявление Книги вправе составлять должностные лица (абз. 2 п. 2 ч. 1 и п. 3 ч. 1 ст. 3.30 ПИКоАП):
— сельских, поселковых, районных, городских и областных исполкомов, администраций районов в городах;
— органов КГК.
Дела о таких правонарушениях рассмотрят (ст. 3.4, ч. 1 ст. 3.7 ПИКоАП):
— административная комиссия районного (городского) исполнительного комитета или администрации района в городе;
— органы КГК.
Наниматель дополнительно вправе привлечь работника к дисциплинарной ответственности. Напомним, что основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности является дисциплинарный проступок (противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей) (ст. 197 ТК).
Неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей может выражаться в нарушении требований законодательства, ПВТР, обязанностей по трудовому договору (контракту), должностных инструкций, положений, приказов (распоряжений) нанимателя, технических правил и т.п. (ч. 4 п. 3 постановления N 4).
В рассматриваемой ситуации имеет место неисполнение требований законодательства и, соответственно, неисполнение (ненадлежащее исполнение) работником трудовых обязанностей. Таким образом, у нанимателя есть основание привлечь к дисциплинарной ответственности работника, в чьи обязанности входит хранение и предъявление Книги. Это может быть продавец, администратор, кассир или иной работник организации. Отметим, что обязанность по хранению и предъявлению Книги должна быть возложена на работника должностной (рабочей) инструкцией или приказом (другим ЛПА организации). При этом с таким документом работник должен быть ознакомлен под подпись.
В качестве примера
В организации ответственным за хранение и предъявление Книги приказом назначен администратор (с приказом ознакомлен). Потребитель обратился с требованием предъявить Книгу кассиру. Последний вызвал администратора. В случае непредъявления Книги потребителю привлечь к дисциплинарной ответственности можно администратора. А вот привлечь кассира будет неправомерно.
Дополнительно отметим, что продавец обязан довести до сведения покупателей информацию о месте нахождения Книги (абз. 2 ч. 3 п. 7 Правил N 703). Иными словами, сообщить, к кому обратиться потребителю для получения Книги. Обычно такая информация содержится в уголке потребителя. Однако ее можно довести до сведения потребителя любым иным способом. Несоблюдение указанного требования будет нарушением законодательства о торговле. За это предусмотрена административная ответственность в виде штрафа до 10 БВ (ч. 1 ст. 13.11 КоАП).
-
Разделы Книги, заполняемые гражданином
Гражданин заполняет следующие поля Книги (п. 13 Положения о книге):
— «Дата внесения замечания и (или) предложения». Формат указания даты не установлен. Исходя из ограничительных линий для данного реквизита можно сделать вывод, что предполагается буквенно-цифровой способ указания даты (например, 26 мая 2023 г.). При этом полагаем, что гражданин вправе внести дату в цифровом формате (например, 26.05.2023);
— «Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) гражданина». Напомним, что требовать предъявить документ, удостоверяющий личность (паспорт, вид на жительство и т.д.), запрещено (п. 2 Положения о книге). Следовательно, у организации отсутствует возможность проверить достоверность внесенных данных гражданином, потребовав такой документ;
— «Адрес места жительства (места пребывания), контактный телефон». Потребителя целесообразно предупредить о необходимости написать четко все реквизиты адреса места жительства (название улицы, номер дома, корпус, квартира, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название объекта почтовой связи, название района, название области), так как именно на него будет отправлен письменный ответ. Попросить потребителя указать контактный телефон вместе с кодом;
— «Содержание замечания и (или) предложения». В этом разделе гражданин (потребитель) излагает суть своего обращения. Отметим, что указание, что в данном разделе должна быть подпись гражданина, отсутствует. Отдельного реквизита для подписи также не предусмотрено.
Примечание
В законодательстве наличие в Книге подписи потребителя (гражданина) обязательно только в одном случае — когда вопрос потребителя решен в его присутствии. Об этом в Книге учиняется запись, которую потребитель заверяет своей подписью (ч. 3 п. 1 ст. 14 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
-
Разделы Книги, заполняемые ответственным
Если гражданин внес запись в Книгу, ответственный должен заполнить следующие реквизиты:
1) «Порядковый номер замечания и (или) предложения». При этом надо помнить, что нумерация замечаний и (или) предложений, внесенных в Книгу, начинается с начала каждого календарного года (ч. 1 п. 14 Положения о книге);
В качестве примера
В 2022 г. в Книгу было внесено 4 обращения. С 1 января 2023 г. нумерация начнется сначала. То есть первое обращение, внесенное в Книгу после 1 января 2023 г., будет иметь порядковый номер 1.
Пример заполнения
| Порядковый номер замечания
и (или) предложения |
Дата внесения замечания
и (или) предложения
|
|||||||||
| 3 | 26 | мая | 2023 | г. | ||||||
2) «Резолюция руководителя организации, ее обособленного подразделения с поручением конкретным должностным лицам рассмотреть замечание и (или) предложение» (далее — реквизит «Резолюция») (ч. 1 п. 14 Положения о книге).
Форма, в какой должна быть отражена информация в данном реквизите, не установлена. Главное, чтобы она содержала поручение конкретному должностному лицу рассмотреть замечание и (или) предложение. Полагаем, что при заполнении данного реквизита можно руководствоваться Инструкцией по делопроизводству. В таком случае в данном реквизите отражается (ч. 3 п. 53 Инструкции по делопроизводству):
— фамилия и инициалы исполнителя;
— содержание поручения;
— срок исполнения;
— собственноручная подпись ответственного;
— дата.
Пример заполнения
| Резолюция руководителя организации, ее обособленного подразделения с поручением конкретным должностным лицам рассмотреть замечание и (или) предложение | Ивановой И.И.
Подготовить ответ в срок до 02.06.2023. Подпись 26.05.2023
|
Примечание
Отметим, что резолюция может быть внесена руководителем организации непосредственно в Книгу или быть оформлена на копии соответствующей страницы Книги. Во втором случае резолюция с копии страницы Книги переносится в нее ответственным за ведение Книги. В таком случае собственноручная подпись руководителя организации отсутствует.
Законодательством установлены случаи, когда:
а) обращение может быть оставлено без ответа по существу (п. 1 ст. 15 Закона об обращениях граждан и юрлиц). В таком случае запись в реквизите «Резолюция» может быть, например, следующего содержания: «Ивановой И.И. подготовить уведомление об оставлении обращения без рассмотрения по существу до 31.05.2023»;
Примечание
Решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу принимает руководитель организации (ИП) или уполномоченное им должностное лицо (п. 3 ст. 15 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
б) письменный ответ направлять не надо (п. 3 ст. 14 Закона об обращениях граждан и юрлиц). Например, он не направляется, если в Книгу внесена благодарность. В таком случае запись может быть, например, следующая: «Петрову В.В. принять к сведению».
Полагаем, если ответ на замечание и (или) предложение готовит сам ответственный, то реквизит «Резолюция» он может не заполнять, а только в следующем реквизите отразить ход и результаты рассмотрения обращения. Либо может внести запись, например, такого содержания: «Обращение рассмотрено ответственным за ведение книги замечаний и предложений», «Обращение рассмотрено директором»;
3) «Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения» (далее — реквизит «Сведения о ходе рассмотрения») (ч. 1 п. 14 Положения о книге). Как именно, надо отразить информацию в данном реквизите, не установлено. Исходя из названия реквизита в ней должны быть указаны:
— сведения о ходе и результатах рассмотрения обращения. Например, возможны формулировки: «Благодарность принята к сведению. Петрова С.В., продавец 4-го разряда, премирована», «Требования удовлетворены в полном объеме. Соколовой К.П. направлен письменный ответ», «Жалоба оставлена без рассмотрения по существу в связи с анонимностью. Согласно ч. 1 п. 4 ст. 15 Закона от 18.07.2011 N 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» уведомление гражданину не направлялось»;
— дата рассмотрения;
— наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения;
Пример заполнения
| Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения | Обращение оставлено без рассмотрения по существу, так как содержит нецензурные слова (абз. 2 п. 1 ст. 15 и п. 5 ст. 12 Закона от 18.07.2011 N 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»).
Заявителю направлено уведомление.
Юрисконсульт 1-й категории подпись Иванова И.И. 31.08.2023 |
4) «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)» (ч. 1 п. 14 Положения о книге). Ответ на обращение целесообразно направить покупателю по почте заказным письмом с уведомлением. Напомним, что ответ заявителю, как и иная исходящая корреспонденция, должен быть отправлен в день его подписания или не позднее следующего рабочего дня (подп. 141.10 п. 141 Инструкции по делопроизводству).
Пример заполнения
| Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа) | Ответ направлен заказным письмом с уведомлением 31.08.2023.
Исх. N 128/КЗП5 от 31.08.2023 |
Обратите внимание!
Сведения о ходе и результатах рассмотрения обращения и отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа), в том числе уведомлении о продлении срока их рассмотрения, вносятся в Книгу не позднее последнего дня срока рассмотрения изложенных в Книге замечаний и предложений (ч. 2 п. 14 Положения о книге).
На практике могут возникнуть ситуации, когда гражданин некорректно заполнит Книгу, в частности:
1) гражданин при написании обращения заполнил все строки в реквизите «Содержание замечания и (или) предложения» и продолжил писать дальше в реквизитах «Резолюция» и «Сведения о ходе рассмотрения», а также в реквизите «Содержание замечания и (или) предложения» на следующей странице.
В таком случае полагаем, можно продублировать номер замечания (предложения) на следующей странице (заполнить реквизит «Порядковый номер замечания и (или) предложения», а также на ней же заполнить реквизиты «Резолюция», «Сведения о ходе рассмотрения», «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)»;
2) гражданин оставил обращение в Книге на двух страницах. При этом страницы Книги «склеились» и две страницы, предназначенные для внесения замечаний и (или) предложений, были пропущены. То есть получилась следующая ситуация: идет запись (под порядковым номером N и датой), затем — две пропущенные страницы, затем — продолжение записи под тем же порядковым номером и датой.
По нашему мнению, вносить записи на пропущенных страницах некорректно. Ведь в таком случае будет нарушен порядок нумерации (замечания (предложения) нумеруются порядковыми номерами с начала календарного года (ч. 1 п. 14 Положения о книге). Помимо этого, нарушится и хронология дат. Полагаем, что в данной ситуации ответственному за ведение Книги вверху пропущенных страниц целесообразно оставить запись, например, следующего содержания: «Реквизиты на страницах номер __ и __ не заполнены в связи с тем, что Ф.И.О. (данные заявителя, допустившего пропуск страниц) при внесении записи за N ___ от _________ пропустил данные страницы». На оставшемся пустом месте на страницах проставляется прочерк «Z».
-
Внесение исправлений в Книгу
Порядок внесения исправлений в Книгу не регламентирован. Однако в связи с тем, что Книга включается в ЭБД, полагаем, что при необходимости внести исправления в Книгу надо руководствоваться ч. 2 п. 4 Инструкции N 196. Соответственно, исправление целесообразно сделать следующим образом:
— зачеркнуть тонкой чертой неправильный текст;
— написать правильный текст над зачеркнутым. Причем сделать это таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое;
— внести оговорку «Исправлено», указать дату и основание поправки, а также фамилию и инициалы лица, ее осуществившего. Обычно лицо, внесшее запись, также проставляет свою подпись.
Примечание
Полагаем, что «основание поправки» в указанной норме использовано в общеупотребительном значении. То есть лицо, вносящее исправление, должно указать причину такого исправления (см.: «Капитал. Энциклопедический словарь» (В.Г.Гавриленко), «Словарь русского языка» (С.И.Ожегов)).
Обычно поправки вносят из-за допущенной ошибки (неверного указания той или иной информации).
Рассмотрим внесение поправок в Книгу на конкретных ситуациях.
Ситуация 1
Руководитель организации внес в Книгу резолюцию с поручением подготовить ответ. Однако фамилию исполнителя указал неправильно. Он написал «Иванова», тогда как работница в связи с заключением брака сменила фамилию на «Петрова».
Фрагмент Книги с внесенным исправлением
| Резолюция руководителя организации, ее обособленного подразделения с поручением конкретным должностным лицам рассмотреть замечание и (или) предложение | Петрова И.И.
[Ивановой И.И.] Подготовить ответ в срок до 02.06.2023. Подпись 26.05.2023
Исправлено 23.05.2023 Основание — фамилия исполнителя указана неверно Подпись Соколов П.П.
|
Ситуация 2
Ответственный за ведение Книги в реквизит «Дата назначения» внес вместо даты, с которой он назначен ответственным (15.05.2023), дату приказа о назначении ответственным (10.05.2023).
| Наименование должности, фамилия, инициалы лица, ответственного за ведение книги замечаний и предложений | Дата назначения |
| 1 | 2 |
| Юрисконсульт 1-й категории Бабицкая О.О. | 15.05.2023
[10.05.2023] Исправлено 18.05.2023 Основание — неверно указана дата назначения ответственного лица Подпись Соколов П.П. |
Можно использовать и другие варианты, однако это не должны быть вклейки или подчистки.
-
Ведение делопроизводства по обращениям, внесенным в Книгу
Делопроизводство по обращениям граждан, внесенным в Книгу, ведется отдельно от делопроизводства по обращениям граждан и юрлиц, поданным в письменной, устной или электронной форме (ч. 2 п. 4 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям).
Примечание
Понятие «обращение» является более широким, оно включает в себя понятия «замечание (заявление и жалоба)» и «предложение» (абз. 14 ст. 1 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
Делопроизводство по обращениям граждан, внесенным в Книгу в организациях (у ИП) должно вестись централизованно (ч. 3 п. 4 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям). Это означает, что обращения регистрируются в одном структурном подразделении ответственным лицом и там же формируются в дела.
Примечание
Если в организации для ведения делопроизводства по обращениям граждан, юрлиц, ИП определена децентрализованная система ведения делопроизводства, то такие обращения могут регистрироваться в одном структурном подразделении (уполномоченным должностным лицом, ответственным за ведение делопроизводства по обращениям заявителей), но формироваться в самостоятельные дела в соответствующих функциональных структурных подразделениях (у исполнителей) (ч. 4 п. 4 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям).
Замечания (предложения), внесенные в Книгу, регистрируются в самой Книге. Единый для всех организаций порядок индексации обращений заявителей не установлен. Организации следует установить порядок присвоения индексов поступающим обращениям заявителей и закрепить в ЛПА.
Регистрация обращений заявителей в организациях, которые применяют государственную единую (интегрированную) республиканскую информационную систему учета и обработки обращений граждан и юрлиц — обращения.бел (https://xn--80abnmycp7evc.xn--90ais/) (далее — система учета и обработки обращений), должна осуществляться в этой системе (п. 6 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям). Для избежания дублирования рабочих процессов при работе с обращениями внешние (ведомственные) системы электронного документооборота можно интегрировать с системой учета и обработки обращений. Для этого следует отправить запрос разработчику — НИРУП «ИППС» (https://xn--80abnmycp7evc.xn--90ais/helpPost/13).
Примечание
Система учета и обработки обращений — информационная система, предназначенная для подачи в государственные органы и иные государственные организации электронных обращений и получения ответов (уведомлений) на них, а также для обработки электронных обращений, ответов (уведомлений) на них, электронных копий письменных обращений, электронных копий ответов (уведомлений) на письменные обращения, иной информации о рассмотрении обращений, об оставлении обращений без рассмотрения по существу (абз. 6 ст. 1 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
Дела с обращениями заявителей формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу (п. 29 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям).
Копии ответов (уведомлений) на замечания (предложения), внесенные в Книгу, и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в отдельное дело и включаются в номенклатуру дел с заголовком «Документы о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (копии ответов, справки, информации, переписка и др.)» (п. 90 Перечня N 140, п. 17 Положения о книге).
Дополнительно отметим, что дело — это документ или совокупность документов, сформированных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку (п. 3.2.35 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта от 29.03.2013 N 18). Отдельная книга замечаний и предложений представляет собой самостоятельное дело. Если в организации несколько книг, включенных в один раздел номенклатуры дел, к ее заголовку необходимо добавить регистрационный номер Книги или адрес места ее нахождения. При этом книги надо включать в раздел номенклатуры дел структурных подразделений, в которых они ведутся.
-
Случаи, когда можно не давать ответ на обращение
По общему правилу обращение, внесенное в Книгу, должно быть рассмотрено по существу и на него должен быть дан письменный ответ (ч. 1 п. 1 ст. 14 Закона об обращениях граждан и юрлиц). Однако из данного правила есть исключение (см. схему).
———————————
<3> П. 3 ст. 14 Закона об обращениях граждан и юрлиц.
В таких случаях ответственный (руководитель организации или лицо, ответственное за ведение Книги, ИП) в реквизит «Сведения о ходе рассмотрения» Книги вносит информацию о том, что обращение принято к сведению.
Обратите внимание!
Письменный ответ также можно не направлять, если вопрос решен в присутствии заявителя и об этом сделана соответствующая запись в Книге и заверена подписью заявителя (ч. 3 п. 1 ст. 14 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
-
Ситуации, когда обращение можно не рассматривать по существу
По решению руководителя организации (ИП) или уполномоченного им должностного лица в установленных случаях обращение может быть оставлено без рассмотрения по существу (п. 3 ст. 15 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
Это возможно, если (п. 1 ст. 15, п. 1, 4 и 5 ст. 12, ст. 21 Закона об обращениях граждан и юрлиц; п. 13 Положения о книге):
1) обращение написано на иностранном языке (обращение должно быть изложено на русском или белорусском языке);
2) покупатель не заполнил необходимые реквизиты в Книге (см. раздел 8 «Разделы Книги, заполняемые гражданином»);
Примечание
Обращение не подлежит рассмотрению, если является анонимным, то есть в нем не указаны (ст. 23 Закона об обращениях граждан и юрлиц):
фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы гражданина
или адрес его места жительства (места пребывания).
Исключение: обращения, которые содержат сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении.
3) текст обращения не поддается прочтению, содержит нецензурные либо оскорбительные слова или выражения;
Примечание
Потребители несут ответственность за клевету, оскорбление или иные противоправные деяния при подаче и рассмотрении обращения (ст. 10.2 КоАП, ст. 188 УК).
4) отсутствуют документы, подтверждающие полномочия представителя заявителя. Данное основание, полагаем, при внесении обращения в Книгу не применяется. От гражданина запрещено требовать предъявить документ, удостоверяющий личность (паспорт, вид на жительство и т.д.). Полагаем, что требовать предъявить иной документ, например водительское удостоверение, пенсионное удостоверение, студенческий билет, также будет незаконным. Обязанность указывать свой статус (пенсионер, студент и т.д.) или как-то подтверждать внесенные данные у гражданина отсутствует (п. 2 и 13 Положения о книге). В связи с этим, по нашему мнению, даже если обращение вносят родители как законные представители несовершеннолетнего ребенка, требовать от них, например, паспорт для подтверждения их полномочий не правомерно (ч. 2 и 3 ст. 73 КоБС);
5) обращение подлежит рассмотрению в ином порядке (согласно гражданскому, гражданскому процессуальному, уголовно-процессуальному и так далее законодательству либо это обращения работника к нанимателю). Например, у покупателей между собой возник конфликт — и один из них оскорбил другого. Оскорбленный покупатель внес обращение в Книгу с требованием привлечь виновного к ответственности, в то время как оскорбление — это административное правонарушение (ст. 10.2 КоАП). Привлечение к ответственности за него осуществляется в рамках административного процесса;
6) обращение содержит вопросы, решение которых не относится к компетенции организации, не относится к деятельности организации, ИП, не касается качества реализуемых ими товаров. Например, покупатель написал обращение о том, что здание, в котором находится магазин, требует ремонта. В то время как магазин арендует только одно из помещений такого здания;
7) пропущен без уважительной причины срок подачи обращения. По нашему мнению, применение данного основания маловероятно на практике. Ведь подача заявлений и предложений сроком не ограничивается. А жалобы могут быть поданы в течение 3 лет со дня, когда потребитель узнал или должен был узнать о нарушении его прав, свобод и (или) законных интересов (ст. 11 Закона об обращениях граждан и юрлиц);
8) подано повторное обращение, и в нем не содержатся новые обстоятельства, имеющие значение для рассмотрения обращения по существу. Например, покупатель в Книге оставил обращение. В установленные сроки ему был дан ответ, однако он его не устроил. Покупатель написал повторно аналогичное обращение в Книгу. Для применения указанного основания оставления обращения без рассмотрения по существу в такой ситуации главное — убедиться, что в повторном обращении отсутствуют новые обстоятельства;
9) с гражданином (потребителем) прекращена переписка по изложенным в обращении вопросам (п. 1 ст. 21 Закона об обращениях граждан и юрлиц). Переписка прекращается в случае, если обращение повторное и подпадает под одну из категорий: должно быть рассмотрено в ином порядке; не относится к компетенции организации; повторное и в нем не содержатся новые обстоятельства, имеющие значение для рассмотрения обращения по существу;
10) обращения содержат угрозы жизни, здоровью и имуществу, побуждение к совершению противоправного деяния либо заявитель иным способом злоупотребляет правом на обращение. Отметим, что данное основание оставления обращения без рассмотрения по существу введено с 02.01.2023 (абз. 4 — 5 п. 11 ст. 1, абз. 3 ст. 4 Закона N 176-З). Это основание носит оценочный характер, и на данный момент правоприменительная практика по нему сформировалась. Полагаем, что такое основание можно применить, если гражданин еженедельно (ежедневно) пишет обращения в Книгу, высказывая претензии к ответам продавцов на вопросы о различных товарах. В то время как ни разу не подтвердилось, что ответы, предоставляемые продавцами, были неполными или некорректными.
Примечание
Заявитель вправе обжаловать решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу сначала в вышестоящую организацию, а затем в суд. Если у организации нет вышестоящей организации, то сразу в суд (ч. 1 п. 1, п. 3, 4 и 6 ст. 20 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
-
Уведомление об оставлении обращения без рассмотрения по существу
Об оставлении обращения без рассмотрения по существу по общему правилу нужно уведомить заявителя в течение 5 рабочих дней (ч. 1 п. 4 ст. 15 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
Уведомление должно:
— содержать причины принятия такого решения (ч. 1 п. 4 ст. 15 Закона об обращениях граждан и юрлиц);
— быть изложено на языке жалобы (белорусском или русском) (ч. 1 п. 1 ст. 18, п. 1 ст. 12 Закона об обращениях граждан и юрлиц);
— быть подписано руководителем организации (уполномоченным лицом) (п. 2 ст. 18 Закона об обращениях граждан и юрлиц);
— иметь регистрационный индекс в соответствии с принятой в организации системой регистрации документов (абз. 4 ч. 1 п. 18, п. 47 Инструкции по делопроизводству, п. 10 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям);
— содержать разъяснения, в какую организацию и в каком порядке следует обратиться, если жалоба подлежит рассмотрению в ином порядке (например, в соответствии с гражданским законодательством либо является обращением работника к нанимателю) (ч. 2 п. 4 ст. 15 Закона об обращениях граждан и юрлиц);
— быть оформлено согласно требованиям, установленным Инструкцией по делопроизводству.
Образец формулировки уведомления об оставлении замечания, внесенного в Книгу, без рассмотрения по существу
На бланке для письма
| ДД.ММ.ГГГГ N 1 — 35
На N _ ад _ |
Ивановой И.И.
ул. Солнечная, д. 117, кв. 5 220000, г. Минск |
|
| Об оставлении замечания, внесенного в книгу замечаний и предложений, без рассмотрения по существу |
Уважаемая Ирина Ивановна, Ваша жалоба от ДД.ММ.ГГГГ, внесенная в книгу замечаний и предложений магазина «Маяк», расположенного по адресу: г. Минск, ул. Солнечная, д. 135, рассмотрена.
По итогам рассмотрения сообщаем, что, так как жалоба написана неразборчивым почерком и часть текста не поддается прочтению, а также в связи с использованием в отношении продавца оскорбительных слов, в соответствии с абзацем 2 пункта 1 статьи 15 и пунктом 5 статьи 12 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 N 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» принято решение об оставлении жалобы без рассмотрения по существу.
| Директор общества | Подпись | А.Н.Кравцов |
|
Маковецкий 000 00 00 ДД.ММ.ГГГГ С:/ Уведомление_3_ДД.ММ.ГГГГ.doc |
Отметим, что на копии уведомления, остающейся в делопроизводстве организации (у ИП), проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело (ч. 4 ст. 24 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям).
Установлен ряд случаев, когда уведомлять не требуется (см. схему).
———————————
<4> Ч. 1 п. 4 ст. 15 Закона об обращениях граждан и юрлиц.
<5> П. 2 ст. 21 Закона об обращениях граждан и юрлиц.
<6> Ст. 23 Закона об обращениях граждан и юрлиц.
Уведомление готовит лицо, назначенное руководителем организации (уполномоченным им лицом). Информацию о направлении уведомления необходимо внести в Книгу не позднее последнего дня срока рассмотрения изложенных в Книге замечаний и предложений (ч. 2. п. 14 Положения о книге) (см. подробнее раздел 9 «Разделы Книги, заполняемые ответственным»).
Примечание
Ответ на обращение целесообразно направить заявителю по почте заказным письмом с уведомлением.
-
Содержание ответа на обращение
Обращение считается рассмотренным по существу, если рассмотрены по существу все изложенные в нем вопросы, приняты надлежащие меры по защите, обеспечению реализации, восстановлению прав, свобод и (или) законных интересов покупателя и ему направлен письменный ответ (ч. 1 п. 1 ст. 14 Закона об обращениях граждан и юрлиц). При этом ответ на обращение должен:
— быть дан на языке обращения (белорусском или русском) (ч. 1 п. 1 ст. 18, п. 1 ст. 12 Закона об обращениях граждан и юрлиц);
— быть обоснованным и мотивированным (при необходимости — со ссылками на НПА) (ч. 1 п. 1 ст. 18 Закона об обращениях граждан и юрлиц);
— быть подписан руководителем организации (ИП) или уполномоченным им должностным лицом (п. 2 ст. 18 Закона об обращениях граждан и юрлиц, п. 23 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям);
— иметь регистрационный индекс согласно принятой в организации системе регистрации документов (п. 10 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям);
— быть оформлен согласно требованиям, установленным Инструкцией по делопроизводству.
Примечание
Если ответ по существу вопроса, изложенного в обращении, не может быть дан без предоставления информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено, заявителю направляется письменный ответ с сообщением о невозможности предоставления ему такой информации (ч. 4 п. 1 ст. 14 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
Ответ на обращение должен содержать:
— конкретные формулировки, опровергающие или подтверждающие доводы покупателя (ч. 1 п. 1 ст. 18 Закона об обращениях граждан и юрлиц);
— порядок обжалования (если жалоба полностью или частично не удовлетворена) (ч. 3 п. 1 ст. 18 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
Обратите внимание!
Ответ на жалобу также должен содержать анализ и оценку действий (бездействия) организации, ИП, их работников, а также информацию о принятых мерах, если жалоба признается обоснованной (ч. 2 п. 1 ст. 18 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
Образец формулировки ответа на жалобу, оставленную в Книге
На бланке для письма
| ДД.ММ.ГГГГ N 123
На N _ ад _ |
Ивановой И.И.
г. Минск ул. Солнечная, 117а-5 220000, г. Минск |
|
| О результатах рассмотрения обращения, оставленного в книге замечаний и предложений |
Уважаемая Ирина Ивановна, Ваша жалоба от ДД.ММ.ГГГГ, внесенная в книгу замечаний и предложений магазина «Радуга», расположенного по адресу: г. Минск, ул. Солнечная, 125, рассмотрена.
К сожалению, действительно ДД.ММ.ГГГГ около 9 часов утра в магазине работали 2 кассы из 10 и это привело к большим очередям. Данная ситуация сложилась в связи с невыходом на работу по причине болезни 3 кассиров. О своей нетрудоспособности работники предупредили утром ДД.ММ.ГГГГ.
Администрация магазина оперативно приняла меры по замене временно отсутствующих сотрудников. С 11:00 работали 5 касс и очередь в них была по 3-4 человека.
Приносим Вам свои искренние извинения за сложившуюся ситуацию.
Всегда рады видеть Вас у нас в магазине.
| Директор | Подпись | А.Н.Кравцов |
|
Маковецкий 000 00 00 ДД.ММ.ГГГГ С:/ Ответ_8_ ДД.ММ.ГГГГ.doc |
Обратите внимание!
Ответ на обращение должен быть отправлен в день его подписания или не позднее следующего рабочего дня (подп. 141.10 п. 141 Инструкции по делопроизводству).
После рассмотрения обращения на копии ответа, остающейся в делопроизводстве организации (у ИП), проставляется отметка об исполнении и направлении ее в дело (ч. 4 ст. 24 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям).
Кроме того, информацию о направлении ответа, а также сведения о результатах рассмотрения обращения необходимо внести в Книгу не позднее последнего дня срока рассмотрения жалобы (ч. 1 п. 4 ст. 24 Закона об обращениях граждан и юрлиц, ч. 2 п. 14 Положения о книге).
Отметим, что копии ответов на обращение надо хранить вместе с Книгой по месту ее ведения (п. 17 Положения о книге, ч. 3 п. 27 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям).
Примечание
Ответ на обращение покупатель вправе обжаловать сначала в вышестоящую организацию, а затем в суд. Если у организации нет вышестоящей организации, то сразу в суд (ч. 1 п. 1, п. 3, 4 и 6 ст. 20 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
-
Срок, в который должен быть дан ответ на обращение, и ответственность за его нарушение
Ответ на обращение надо направить покупателю не позднее 15 календарных дней. Если ситуация требует дополнительного изучения и проверки — не позднее одного месяца. Данные сроки начинают течь со дня, следующего за днем регистрации жалобы (предложения) в Книге (ч. 1 и 2 п. 1, ч. 1 п. 3 ст. 17 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
Пример
Гражданин внес обращение в Книгу 31.05.2023. Срок ответа на обращение начнет течь 01.06.2023. Последним днем направления гражданину ответа по общему правилу будет 15.06.2023.
Если срок рассмотрения обращения — месяц, то последний день ответа — соответствующее число следующего месяца. Если окончание данного срока приходится на месяц, в котором нет соответствующего числа, — срок истекает в последний день этого месяца (ч. 1 п. 2 ст. 17 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
Пример
Гражданин внес обращение в Книгу 30.01.2023. Срок ответа на обращение начнет течь 31.01.2023. Если для ответа на обращение требуется дополнительное изучение и проверка (срок ответа — месяц), то последним днем направления гражданину ответа будет 28.02.2023.
Если последний день срока ответа на обращение нерабочий, то последним днем срока ответа считается первый следующий за ним рабочий день (ч. 2 п. 2 ст. 17 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
Пример
Гражданин внес обращение в Книгу 26.05.2023. Срок ответа на обращение начнет течь 27.05.2023. Последний день 15-дневного срока на ответ выпадает на выходной — субботу 10.06.2023. Следовательно, последним днем срока для ответа будет первый рабочий день — понедельник 12.06.2023.
Отметим, что, если для ответа необходимо совершение определенных действий или получение информации из иностранного государства в сроки, превышающие месячный срок, об этом в месячный срок необходимо письменно уведомить покупателя (указав причины и сроки совершения таких действий или сроки рассмотрения обращения) (ч. 2 п. 3 ст. 17 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
Кроме того, для ИП предусмотрена особенность исчисления сроков. Так, если ИП отсутствует в связи с отпуском, временной нетрудоспособностью, служебной командировкой, то срок ответа на обращение исчисляется со дня, следующего за днем окончания отпуска, временной нетрудоспособности, служебной командировки (ч. 4 п. 1 ст. 17 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
Примечание
Напомним, что информацию о направлении ответа, а также сведения о результатах рассмотрения обращения необходимо внести в Книгу не позднее последнего дня срока рассмотрения обращения (ч. 1 п. 4 ст. 24 Закона об обращениях граждан и юрлиц, ч. 2 п. 14 Положения о книге).
Нарушение сроков ответа на обращение влечет административную ответственность в виде штрафа до 4 БВ. Штраф накладывается на виновного работника.
На 09.06.2023 размер базовой величины составляет 37 бел. руб., т.е. максимальный размер штрафа может составить 148 руб. (п. 1 постановления N 967, ч. 1 ст. 10.10 КоАП). Размер минимального штрафа, который может получить виновный работник, не установлен. Это значит, что для физлица он не может быть менее 0,1 БВ (п. 1 ч. 2 ст. 6.4, п. 2 ч. 1, ч. 2 ст. 4.6 КоАП).
Примечание
В санкции, устанавливающей ответственность за нарушение сроков ответа на обращение, ИП не указан, следовательно, он несет ответственность в соответствии с санкцией, предусмотренной для физлица (п. 2 ч. 1 ст. 4.6, ч. 1 ст. 10.10 КоАП).
Протоколы о правонарушениях, предусмотренных ч. 1 ст. 10.10 КоАП, вправе составлять должностные лица (абз. 2 п. 2 ч. 1 и п. 3 ч. 1 ст. 3.30 ПИКоАП):
— сельских, поселковых, районных, городских и областных исполкомов, администраций районов в городах;
— органов КГК.
Дела о таких правонарушениях рассмотрят (ст. 3.4, ч. 1 ст. 3.7, ч. 1 ст. 3.2 ПИКоАП):
— административная комиссия районного (городского) исполнительного комитета или администрации района в городе;
— органы КГК;
— суд (единолично судья районного (городского) суда).
Наниматель вправе дополнительно привлечь виновного работника к дисциплинарной ответственности. Напомним, что основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности является дисциплинарный проступок (противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей) (ст. 197 ТК). Неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей может выражаться в нарушении требований законодательства, ПВТР, обязанностей по трудовому договору (контракту), должностных инструкций, положений, приказов (распоряжений) нанимателя, технических правил и т.п. (ч. 4 п. 3 постановления N 4). В рассматриваемой ситуации дисциплинарным проступком будет нарушение установленного законодательством срока рассмотрения обращения (ч. 1 п. 3 ст. 17 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
-
Отзыв обращения
Потребитель вправе отозвать свое обращение до его рассмотрения по существу. В таком случае организация (ИП) прекращает рассмотрение данного обращения по существу без уведомления об этом заявителя (ст. 16 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
В законодательстве не урегулировано, как правильно в данном случае внести запись в Книгу (в какой реквизит и что она должна содержать). Полагаем, что запись об отзыве потребителем обращения надо вносить в реквизит «Сведения о ходе рассмотрения», так как отзыв потребитель может сделать до рассмотрения обращения по существу, т.е. еще до направления ему ответа.
Пример заполнения
| Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения | В связи с отзывом заявителем обращения оно оставлено без рассмотрения по существу и без уведомления заявителя согласно статье 16 Закона от 18.07.2011 N 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц».
Юрисконсульт 1-й категории подпись Бабицкая О.О. 31.05.2023 |
-
Анализ поступающих обращений
Организации в целях постоянного совершенствования работы с обращениями обязаны изучать, анализировать и систематизировать содержащиеся в них вопросы, данные о количестве и характере обращений и принятых по ним решениях (далее — работа по анализу обращений) (п. 1 ст. 28 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
Ранее была установлена периодичность проведения такой работы — не реже одного раза в квартал (п. 2 постановления N 1786 в ред. от 13.10.2017, абз. 37 подп. 1.1 п. 1 постановления N 877). Сейчас периодичность законодательством не установлена. Следовательно, организации целесообразно установить периодичность проведения такой работы в ЛПА (например, приказе, положении и т.д.).
Примечание
Отметим, что организации в целях постоянного совершенствования работы с обращениями также обязаны (п. 1 ст. 28 Закона об обращениях граждан и юрлиц):
— размещать на своих официальных сайтах в сети Интернет ответы на наиболее часто поднимаемые в обращениях вопросы (при их наличии);
— обеспечивать соблюдение порядка рассмотрения обращений и принимать меры по устранению указанных в обращениях и выявленных нарушений.
Порядок проведения работы по анализу обращений также не установлен. Следовательно, такой порядок организации определяют сами. При этом они могут оформлять справки, сводки, докладные записки и другие виды документов. В таких документах целесообразно отразить количественные данные по различным параметрам, например:
— по характеру замечаний и предложений;
— соблюдению сроков рассмотрения;
— поступлению повторных обращений.
На основании этих документов анализируются причины, послужившие основанием внесения замечаний и предложений, в том числе повторных. Такая информация позволяет конкретизировать причины, порождающие замечания и предложения, выработать пути по их устранению.
Образец сводки
СВОДКА
с обобщением результатов анализа замечаний и предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений за _____________ (период)
- Всего поступило обращений: _______.
- Срок рассмотрения обращения:
2.1. Рассмотрено в срок: _____.
2.2. Рассмотрено с нарушением установленных сроков: _____.
2.3. Находятся на рассмотрении по состоянию на ДД.ММ.ГГГГ: _____.
- Результат рассмотрения:
3.1. Рассмотрено по существу: _____.
3.2. Оставлено без рассмотрения по существу: _____.
3.3. Оставлено без ответа: _____.
3.4. Отозвано обращений: _____.
- Причины поступления обращений:
4.1. Очереди на кассах:___.
4.2. Несоблюдение продавцами культуры общения с покупателями: ___.
4.3. ___.
| Заведующий торговым объектом | Подпись | И.В.Моторова |
Образец докладной записки
| Администрация | Директору ООО «Радуга» | ||
| ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА | Иванову И.И. | ||
| ДД.ММ.ГГГГ N 23 | |||
| г. Минск | |||
| О результатах анализа
обращений, внесенных в книгу замечаний и предложений |
|||
|
При изучении сводки с обобщением результатов анализа замечаний и предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений за _____________ (период), выявлено, что большинство граждан жаловались: 1) на очереди в кассах. В связи с этим предлагаем рассмотреть вопрос о внедрении касс самообслуживания, которые помогут разгрузить кассиров и сократить очереди, особенно в часы пик; 2) несоблюдение продавцами культуры общения с покупателями. В связи с этим предлагаем рассмотреть вопрос о проведении с продавцами обучения по этикету общения с покупателями и разрешению конфликтных ситуаций. |
|||
| Заведующий торговым объектом | Подпись | И.В.Моторова | |
Порядок работы по анализу обращений целесообразно закрепить в ЛПА (например, приказе, положении и т.д.).
По результатам анализа работы с письменными обращениями граждан, внесенными в Книгу, в номенклатуре дел организации можно предусмотреть формирование отдельного дела с заголовком «Документы о состоянии работы по рассмотрению замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (справки, сводки, переписка и др.)». В то же время это может быть общее дело о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан.
Примечание
Документы о состоянии работы по рассмотрению замечаний и (или) предложений, внесенных в Книгу (справки, сводки, переписка и др.), хранятся по месту их составления 10 лет (подп. 91.1 п. 91 Перечня N 140).
-
Срок хранения Книги и документов о результатах рассмотрения обращения
Оконченная Книга сначала хранится вместе с новой Книгой по месту ее ведения. А по истечении календарного года передается в архив организации и хранится там в течение 5 лет (п. 16 Положения о книге, п. 89 Перечня N 140).
Обратите внимание!
Ответственными за хранение Книги являются руководитель организации или уполномоченное им лицо, ИП (п. 18 Положения о книге).
Вместе с Книгой по месту ее ведения хранятся копии ответов гражданам. Срок их хранения, а также иных документов о результатах рассмотрения замечаний и предложений — 5 лет после окончания ведения и передачи в архив организации Книги (п. 17 Положения о книге, п. 90 Перечня N 140).
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 7 примечаний к Перечню N 140).
По истечении установленных сроков хранения обращения заявителей и документы, связанные с их рассмотрением, Книга подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства (п. 35 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям).
Пример
На последнюю страницу Книги было внесено обращение в апреле 2023 г. Ведение данной Книги было закончено, т.е. 2023 г. будет годом окончания ведения этой Книги. Срок хранения данной Книги надо начать исчислять с 01.01.2024.
Книгу можно будет уничтожить в установленном порядке в соответствии с главой 16 Инструкции по делопроизводству не ранее 01.01.2029.
-
Получение новой Книги, если старая закончилась
После того как все страницы Книги окажутся заполненными, организации (ИП) обязаны в течение 5 календарных дней обратиться за новой Книгой (п. 15 Положения о книге).
Пример
Потребитель внес замечание на последней странице в Книге 24.05.2023. Пятидневный срок начнет течь 25.05.2023 (ст. 192 ГК). Последним днем для обращения за новой Книгой будет 29.05.2023.
Новая Книга также выдается РУП «Издательство «Белбланкавыд». Для ее выдачи кроме документов, которые предоставляют при ее получении впервые (см. раздел 2 «Порядок получения Книги»), надо предоставить использованную Книгу (абз. 2 ч. 1, ч. 2 п. 9 Положения о книге).
Примечание
Отметим, что отсутствие физической возможности внесения записи в уже заполненную Книгу не лишает заявителя права на обращение. Следует ему предложить подать свое обращение в письменном, электронном или устном виде (абз. 2, 8 — 10 ст. 1, ст. 10, ч. 1 п. 1 ст. 25 Закона об обращениях граждан и юрлиц).
-
Порча, утрата или хищение Книги
При обнаружении утраты, порчи (повреждения, брака) Книги работник, обнаруживший данный факт, составляет докладную записку на имя руководителя организации.
Образец докладной записки
| Администрация | Директору ООО «Ключ» | ||
| ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА | Иванову И.И. | ||
| ДД.ММ.ГГГГ N 59 | |||
| г. Минск | |||
| Об утрате книги замечаний
и предложений
|
|||
| В торговом объекте — магазине N 2 (г. Минск, ул. Солнечная, 123) обнаружено отсутствие книги замечаний и предложений. Считаю необходимым создать комиссию для ее поиска и, при подтверждении факта ее утери, выяснения причин произошедшего. | |||
| Продавец 5-го разряда | Подпись | И.В.Моторова | |
На основе данной докладной записки издается приказ (иной распорядительный документ) о создании комиссии для проведения проверки по факту утраты, порчи (повреждения, брака) и составления соответствующего акта. Данный акт должен быть представлен организацией в налоговый орган по месту постановки на учет (ИП — налоговый орган независимо от места постановки на учет) не позднее рабочего дня, следующего за днем обнаружения соответствующего факта (п. 10, подстрочное примечание <*> к абз. 3 п. 4 Положения о книге).
В данном акте должна быть указана следующая информация (п. 10 Положения о книге):
регистрационный номер Книги;
адрес места нахождения Книги;
причина порчи (повреждения, брака), утраты Книги.
Образец фрагмента приказа о создании комиссии
<…>
| О создании комиссии по проведению проверки факта утраты книги замечаний и предложений |
В целях проведения проверки факта утраты книги замечаний и предложений в магазине N 2, расположенном по адресу г. Минск, ул. Солнечная, 123, на основании пункта 10 Положения о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 N 285,
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Создать комиссию в составе:
| Председатель комиссии | — | Заведующий торговым объектом Попова Т.К. |
| Члены комиссии: | 1. | Начальник юридического отдела Орлова А.О. |
| 2. | Заведующий секцией Соколов И.П. | |
| 3. | Товаровед I категории Смирнова С.А. | |
| 4. | Продавец 5-го разряда Моторова И.В. |
- Комиссии:
2.1. Проверить факт утраты книги замечаний и предложений и при его выявлении установить причины утраты.
2.2. Оформить актом результаты проверки факта утраты книги замечаний и предложений в соответствии с требованиями пункта 10 Положения о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 N 285.
- Председателю комиссии:
3.1. Представить директору на утверждение акт не позднее ДД.ММ.ГГГГ.
3.2. Представить в налоговые органы акт в сроки, установленные законодательством.
- Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Шорохимова А.В.
|
Директор общества |
Подпись |
И.М.Юревич |
<…>
Образец акта
| Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ | |
| Директор общества | ||
| АКТ | Подпись | И.И.Иванов |
| ДД.ММ.ГГГГ | ||
| ДД.ММ.ГГГГ N 7 | ||
| г. Минск | ||
| Об утрате книги замечаний и предложений | ||
Комиссией, созданной приказом от ДД.ММ.ГГГГ N 59, проведена проверка факта утраты книги замечаний и предложений магазина N 2, расположенного по адресу г. Минск, ул. Солнечная, 123, регистрационный номер книги замечаний и предложений АБ N 123123123 (дата выдачи ДД.ММ.ГГГГ).
Комиссия установила, что ответственной за ведение и хранение книги замечаний и предложений приказом от ДД.ММ.ГГГГ N 46 назначена администратор Коваленко С.Г.
Администратор Коваленко С.Г. не обеспечила сохранности книги замечаний и предложений. Что-либо пояснить о месте нахождения книги замечаний и предложений администратор Коваленко С.Г. не смогла.
Предпринятые меры по розыску книги замечаний и предложений положительных результатов не дали.
Составлен в трех экземплярах:
1-й экз. — в дело N 1-15;
2-й экз. — в дело N 2-35;
3-й экз. — в налоговый орган.
| Председатель комиссии | Подпись | Ф.И.О. |
| Члены комиссии: | Подпись | Ф.И.О. |
| … | … |
При обнаружении факта хищения Книги организацией в налоговый орган по месту постановки на учет (ИП — налоговый орган независимо от места постановки на учет) необходимо представить документ, подтверждающий обращение в ОВД по факту ее хищения (ч. 1 п. 11, подстрочное примечание <*> к абз. 3 п. 4 Положения о книге).
Образец письма в ОВД с просьбой установить факт хищения
На бланке для письма
| ДД.ММ.ГГГГ N 1 — 35
На N _ ад _
О хищении книги замечаний и предложений |
Начальнику Управления внутренних дел администрации Московского района г. Минска Иванову В.С.
ул. Грушевская, 9 220000, г. Минск |
Прошу установить и привлечь к установленной законом ответственности лицо, которое ДД.ММ.ГГГГ похитило книгу замечаний и предложений ООО «Радуга» (АБ N 123123123, дата выдачи ДД.ММ.ГГГГ), находившуюся в помещении по адресу: г. Минск, ул. Солнечная, 123, при следующих обстоятельствах ______________________________.
|
Директор общества |
Подпись |
И.М.Юревич |
Новую книгу во всех случаях (порча, утрата, хищение) РУП «Издательство «Белбланкавыд» выдает после внесения налоговым органом в ЭБД информации о Книге с признаком «Недействительно» (ч. 3 п. 9 Положения о книге). Отметим, что сделать это налоговый орган обязан не позднее рабочего дня, следующего за днем получения соответствующего акта либо документа, подтверждающего обращение в ОВД по факту хищения книги (ч. 2 п. 11 Положения о книге).
-
Закрытие места реализации товаров, оказания услуг общественного питания
Данный вопрос не урегулирован законодательством. Полагаем, что закрытие места реализации товаров, оказания услуг общественного питания (далее — закрытие торгового объекта) (не смена их местонахождения) можно считать окончанием ведения Книги. Соответственно, такую Книгу организации (ИП) следует хранить 5 лет после завершения делопроизводством (п. 1 и 2 Перечня N 285, п. 16 Положения о книге, п. 89 Перечня N 140).
Пример
Торговый объект был закрыт в мае 2023 г. Следовательно, 2023 г. будет годом окончания ведения этой книги.
Установленный срок хранения надо исчислять с 01.01.2024. Книгу можно будет уничтожить в установленном порядке в соответствии с главой 16 Инструкции по делопроизводству не ранее 01.01.2029. При этом надо помнить, что документы могут быть уничтожены только за те годы, за которые в организации составлены и утверждены сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу (ч. 1 п. 207 Инструкции по делопроизводству).
Напомним, что местонахождение Книги должно соответствовать адресу ее места нахождения, содержащемуся в ЭБД (ч. 2 п. 12 Положения о книге). В связи с этим, так как торговый объект закрыт и Книга там не находится, организации необходимо внести изменения в ЭБД в порядке, установленном админпроцедурой по подп. 2.4.1 п. 2.4 Единого перечня N 548 (ч. 3 п. 12 Положения о книге) (см. подробнее раздел 3 «Изменение местонахождения Книги»).
Согласно мнению представителей госорганов, аналогичным образом надо поступать при закрытии нескольких торговых объектов. Если впоследствии будет открыт новый торговый объект, то организации надо будет в установленном порядке обратиться в РУП «Издательство «Белбланкавыд» за приобретением новой Книги для него (см. подробнее раздел 2 «Порядок получения Книги»).
-
Прекращение деятельности организации
Как уже говорилось, срок хранения Книги, а также копий ответов гражданам и иных документов о результатах рассмотрения замечаний и предложений — 5 лет после окончания ведения и передачи в архив организации (п. 89 и 90 Перечня N 140).
Таким образом, Книга, а также копии ответов гражданам и иные документы о результатах рассмотрения замечаний и предложений относятся к документам, имеющим временный (до 10 лет) срок хранения (ч. 5 п. 150, ч. 1 п. 161 Инструкции по делопроизводству).
В случае ликвидации организации (ч. 1 и 2 п. 358 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, ч. 5 и 6 ст. 12 Закона об архивном деле и делопроизводстве):
а) являющейся источником комплектования госархива, образовавшиеся в ее деятельности дела временного хранения передают:
в территориальные (городские или районные) архивы или архивы вышестоящих организаций (архивы учредителей (участников)
или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника));
б) не являющейся источником комплектования госархива, все ее архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством, дела передают:
в территориальный (городской или районный) архив
или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).
Следовательно, независимо от того, является или нет организация источником комплектования госархива, Книга (копии ответов гражданам и иные документы о результатах рассмотрения замечаний и предложений) передается в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации. Если организация не имеет вышестоящей организации, то принять документы может только территориальный (городской или районный) архив.
Справочно
С перечнем государственных архивных учреждений можно ознакомиться на сайте Департамента по архивам и делопроизводству Минюста по ссылке https://archives.gov.by/home/organy-arhivnogo-dela-i-deloproizvodstva-i-sistema-gosudarstvennyh-arhivnyh-uchrezhdenij
Отметим, что на практике иногда ликвидируемым юрлицам (ИП) отказывают в приеме документов временного (до 10 лет) хранения из-за высокой загруженности архивохранилищ. В таком случае следует обратиться в республиканский орган госуправления в сфере архивного дела и делопроизводства или местный исполнительный и распорядительный орган. Данные организации осуществляют регулирование комплектования госархивов, территориальных (городских или районных) архивов (ст. 6 Закона об архивном деле и делопроизводстве).